Vos démarches
Collectivités locales
Archives
En charge du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, le directeur des Archives départementales est le principal interlocuteur des collectivités dans leurs démarches autour des archives.
Contact :
M. le Directeur
Archives départementales de la Nièvre
Hôtel du département, 58039 Nevers
03.86.60.68.30
archives@cg58.fr
Quelles sont les responsabilités de la commune / du groupement de communes ?
Chaque collectivité est propriétaire de ses archives, elle doit en assurer la conservation suivant les dispositions du Code du patrimoine.
Cependant, les archives anciennes des communes de moins de 2.000 habitants doivent obligatoirement être déposées aux Archives départementales, afin d’assurer leur traitement et leur conservation définitive. Les communes en demeurent propriétaires.
Des dérogations peuvent être accordées par le Préfet sur avis du directeur des Archives départementales. À l’inverse, le dépôt d’office aux Archives départementales peut être prononcé par le Préfet en cas de manquement grave des communes de plus de 2.000 habitants ou des groupements de communes aux prescriptions de conservation.
Les dispositions introduites dans le Code du patrimoine par la loi sur les archives de 2008 permet aujourd’hui, sous certaines conditions, la mutualisation de la conservation (par exemple entre communauté de communes et communes membres) ou l’externalisation de la gestion des archives. Le directeur des Archives départementales est à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Que conserver ? Que détruire ?
Les règles concernant la gestion des archives, notamment ce que les archivistes appellent la durée d’utilité administrative (la durée légale de conservation, pendant laquelle les documents publics ont une valeur juridique, de preuve notamment en cas de litige) et leur sort final (conservation définitive pour les documents présentant un intérêt historique ; destruction de documents qui n’ont plus de valeur juridique et pas d’intérêt pour la recherche) sont déterminées nationalement, par la Direction générale des patrimoines (service interministériel des Archives de France) au sein du ministère de la Culture.
Ces règles sont en ligne sur son site, où une rubrique est consacrée aux collectivités territoriales.
En particulier, une nouvelle instruction générale concernant les archives des collectivités territoriales est en cours de publication. Un premier volet est paru en août 2009 et concerne les fonctions communes aux différents types de collectivités. D’autres volets sont attendus prochainement. En attendant, il peut toujours être utile de se référer pour les communes à l’ancienne instruction de 1993.
Le directeur des Archives départementales veille à l’application de ces règles et apporte aide et conseil pour leur mise en œuvre.
Quelles précautions prendre pour les éliminations de documents ?
Important !
Toute destruction, même prévue par les instructions des Archives de France, doit obligatoirement faire d’un visa préalable du directeur des Archives départementales.
Concrètement, la collectivité établit une liste des documents proposés à l’élimination, en précisant le type de dossier, les années concernées et l’importance matérielle des documents.
Exemple : Factures d’électricité 1985-1997 2 boîtes
Ce bordereau d’élimination doit être envoyé signé par le maire (ou le président de la communauté de communes) en deux exemplaires originaux aux Archives départementales. Après retour d’un exemplaire visé par le directeur, et en tenant compte des éventuelles remarques, vous pourrez procéder à la destruction physique des documents, par un procédé garantissant la confidentialité des documents : incinération, broyage... (mais pas simple transfert dans la benne des papiers à recycler !).
À quelles autres occasions consulter les Archives départementales ?
Le directeur est à votre disposition pour toute question lié aux archives.
Son avis est requis dans certains cas :
En charge du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, le directeur des Archives départementales est le principal interlocuteur des collectivités dans leurs démarches autour des archives.
Contact :
M. le Directeur
Archives départementales de la Nièvre
Hôtel du département, 58039 Nevers
03.86.60.68.30
archives@cg58.fr
Quelles sont les responsabilités de la commune / du groupement de communes ?
Chaque collectivité est propriétaire de ses archives, elle doit en assurer la conservation suivant les dispositions du Code du patrimoine.
Cependant, les archives anciennes des communes de moins de 2.000 habitants doivent obligatoirement être déposées aux Archives départementales, afin d’assurer leur traitement et leur conservation définitive. Les communes en demeurent propriétaires.
Des dérogations peuvent être accordées par le Préfet sur avis du directeur des Archives départementales. À l’inverse, le dépôt d’office aux Archives départementales peut être prononcé par le Préfet en cas de manquement grave des communes de plus de 2.000 habitants ou des groupements de communes aux prescriptions de conservation.
Les dispositions introduites dans le Code du patrimoine par la loi sur les archives de 2008 permet aujourd’hui, sous certaines conditions, la mutualisation de la conservation (par exemple entre communauté de communes et communes membres) ou l’externalisation de la gestion des archives. Le directeur des Archives départementales est à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Que conserver ? Que détruire ?
Les règles concernant la gestion des archives, notamment ce que les archivistes appellent la durée d’utilité administrative (la durée légale de conservation, pendant laquelle les documents publics ont une valeur juridique, de preuve notamment en cas de litige) et leur sort final (conservation définitive pour les documents présentant un intérêt historique ; destruction de documents qui n’ont plus de valeur juridique et pas d’intérêt pour la recherche) sont déterminées nationalement, par la Direction générale des patrimoines (service interministériel des Archives de France) au sein du ministère de la Culture.
Ces règles sont en ligne sur son site, où une rubrique est consacrée aux collectivités territoriales.
En particulier, une nouvelle instruction générale concernant les archives des collectivités territoriales est en cours de publication. Un premier volet est paru en août 2009 et concerne les fonctions communes aux différents types de collectivités. D’autres volets sont attendus prochainement. En attendant, il peut toujours être utile de se référer pour les communes à l’ancienne instruction de 1993.
Le directeur des Archives départementales veille à l’application de ces règles et apporte aide et conseil pour leur mise en œuvre.
Quelles précautions prendre pour les éliminations de documents ?
Important !
Toute destruction, même prévue par les instructions des Archives de France, doit obligatoirement faire d’un visa préalable du directeur des Archives départementales.
Concrètement, la collectivité établit une liste des documents proposés à l’élimination, en précisant le type de dossier, les années concernées et l’importance matérielle des documents.
Exemple : Factures d’électricité 1985-1997 2 boîtes
Ce bordereau d’élimination doit être envoyé signé par le maire (ou le président de la communauté de communes) en deux exemplaires originaux aux Archives départementales. Après retour d’un exemplaire visé par le directeur, et en tenant compte des éventuelles remarques, vous pourrez procéder à la destruction physique des documents, par un procédé garantissant la confidentialité des documents : incinération, broyage... (mais pas simple transfert dans la benne des papiers à recycler !).
À quelles autres occasions consulter les Archives départementales ?
Le directeur est à votre disposition pour toute question lié aux archives.
Son avis est requis dans certains cas :
- lors de l’aménagement d’un local d’archivage ou de la construction d’un bâtiment. Dans ce cas, l’avis du Préfet, qui consulte le directeur des Archives départementales, est nécessaire avant de pouvoir commencer les travaux ;
- avant toute intervention (classement, restauration, …) sur les documents d’archives.
Rappel : les Archives départementales n’accordent pas de subvention dans ce domaine, ce rôle revient à la direction régionale des affaires culturelles (DRAC). Cependant l’avis technique et scientifique du directeur est un préalable avant l’instruction des dossiers par ce service.
-
Mentions légales
-
Plan du site
-
